Maklersoftware 2026: Propstack, onOffice und FlowFact im Vergleich

Ein Interessent ruft an und fragt nach dem Haus aus der Anzeige. Du weißt, dass er vor drei Monaten schon einmal nach einer Doppelhaushälfte gefragt hat, aber nicht mehr, wo du das notiert hast. Auf dem Zettel, im Postfach oder in der Excel-Liste von deiner Kollegin.

Genau dafür gibt es Maklersoftware. Sie sammelt Kontakte, Objekte, Suchprofile und Termine an einem Ort, schickt Exposés, spielt Objekte an die Portale aus und erinnert dich an den nächsten Anruf. In Deutschland teilen sich vor allem drei Systeme den Markt: Propstack, onOffice und FlowFact.

Die meisten Vergleiche zählen Funktionen auf. Wir schauen aus einem anderen Blickwinkel darauf: Wir bauen Websites und Marketing für Makler und binden dafür täglich ihre Systeme an, vor allem Propstack und onOffice. Dabei sehen wir, welche Funktionen einem Büro tatsächlich Aufträge bringen und an welchen Stellen die Software an ihre Grenzen kommt.

Dieser Artikel zeigt dir, was eine Maklersoftware können muss, wie sich die drei großen Systeme unterscheiden, was sie kosten und welches zu welchem Büro passt.

Was muss eine Maklersoftware können?

Eine Maklersoftware muss fünf Dinge zuverlässig erledigen: Kontakte und Objekte verwalten, Suchprofile von Käufern speichern und mit neuen Objekten abgleichen, Objekte an die Portale übertragen, Anfragen automatisch beantworten und dir Aufgaben und Termine vorlegen. Alles andere ist Zusatz. Fehlt einer dieser fünf Punkte, arbeitest du am Ende doch wieder mit Listen nebenher.

• Kontakte und Objekte an einem Ort. Jeder Anruf, jede E-Mail und jede Besichtigung hängt am Kontakt und am Objekt. So weiß auch deine Kollegin, was zuletzt besprochen wurde.
• Suchprofile und Abgleich. Käufer hinterlegen, was sie suchen. Kommt ein neues Objekt herein, zeigt dir das System, wer passt.
• Portal-Schnittstellen. Ein Objekt einmal anlegen und an ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen übertragen. Der gemeinsame Standard dafür heißt OpenImmo.
• Automatische Anfragen. Fragt jemand über ein Portal an, legt das System den Kontakt an und schickt das Exposé mit Widerrufsbelehrung.
• Aufgaben und Wiedervorlagen. Du siehst morgens, wen du heute anrufen musst.

Dazu kommen die Punkte, die im Alltag den Unterschied machen: eine App fürs Handy, Datenschutz mit Servern in der EU, Textvorlagen und inzwischen auch KI-Funktionen für Exposé-Texte. Was KI im Maklerbüro sonst noch übernehmen kann, steht im Artikel KI für Immobilienmakler.

Wie unterscheiden sich Propstack, onOffice und FlowFact?

Alle drei erfüllen die Grundaufgaben. Die Unterschiede liegen in der Bedienung, im Umfang und in den Verträgen. Propstack ist das jüngste System und setzt stark auf Automatisierung. onOffice hat den größten Funktionsumfang und ist als einziges der drei unabhängig. FlowFact ist am längsten am Markt und gehört wie Propstack zur Scout24-Gruppe, der auch ImmoScout24 gehört.

Die Preise sind Richtwerte. Die Anbieter nennen ihre Preise auf der eigenen Website nicht durchgängig, und je nach Modulen, Nutzerzahl und Verhandlung weicht dein Angebot ab. Hol dir deshalb immer ein aktuelles Angebot und lass dir sagen, was Einrichtung, Datenübernahme und Zusatzmodule kosten.

Was kostet eine Maklersoftware?

Rechne mit 79 bis 99 € pro Nutzer und Monat, netto, laut Preisvergleichen für 2026. Dazu kommen eine einmalige Einrichtung, bei einigen Anbietern eine monatliche Servicepauschale für kleine Büros und Zusatzmodule. Die Verträge laufen meist 12 bis 24 Monate. Ein Büro mit drei Nutzern liegt damit grob bei 3.000 bis 4.200 € im ersten Jahr.

Diese Kosten werden oft übersehen:

• Einrichtung und Datenübernahme. Kontakte und Objekte aus dem alten System oder aus Excel müssen sauber übertragen werden. Frag, ob das im Preis enthalten ist.
• Zusatzmodule. Website-Anbindung, Bewertungstools, digitale Unterschrift oder Telefonie kosten je nach Anbieter extra.
• Laufzeit. 24 Monate Bindung sind lang, wenn das System nach drei Monaten nicht zu deinem Büro passt. Nutze die Testzugänge, bevor du unterschreibst.
• Deine Zeit. Die ersten Wochen kostet jede neue Software Einarbeitung. Plane das ein, statt es nebenher zu machen.

Gemessen an einer einzigen Provision ist die Software trotzdem günstig. Als Rechenbeispiel: Ein Verkauf für 400.000 € bringt bei 3 % Verkäuferprovision 12.000 € netto, also mehr als die Software in drei Jahren kostet. Wichtiger als der Preis ist deshalb, ob du sie so nutzt, dass sie dir Aufträge bringt.

Welche Funktionen bringen dir Aufträge?

Drei Funktionen machen den Unterschied für die Akquise: der Abgleich deiner Suchkunden mit neuen Objekten, Anfragen von deiner Website, die direkt im System landen, und die Herkunft jeder Anfrage. Alles drei bieten die großen Systeme an. Ob es wirkt, hängt davon ab, wie gut die Daten gepflegt sind und wie deine Website angebunden ist.

1. Suchkunden-Abgleich. Jeder Käufer, der bei dir anfragt und nichts Passendes findet, ist ein Suchkunde. Bleibt sein Suchprofil im System, kannst du ihm das nächste passende Objekt zuerst anbieten. Und du kannst einem Eigentümer sagen: „Für ein Haus wie Ihres habe ich schon Käufer.“ Das ist eines der stärksten Argumente im Erstgespräch. Wie wir diesen Abgleich über die Software hinaus aufbauen, auch mit Privatinseraten in deinem Gebiet, steht auf der Seite Suchkunden-Matching für Immobilienmakler.

2. Website-Anfragen direkt ins System. Fragt ein Eigentümer über deine Website eine Bewertung an, sollte er als Kontakt in deiner Software landen, mit Objektdaten und Termin. Landet die Anfrage nur in deinem Postfach, geht sie im Alltag leicht unter.

3. Herkunft jeder Anfrage. Kam der Eigentümer über Google, über einen Flyer, eine Anzeige oder eine Empfehlung? Nur wenn das System die Quelle speichert, weißt du am Jahresende, wofür sich dein Geld gelohnt hat. Welche Wege es überhaupt gibt, an Eigentümer zu kommen, zeigt der Artikel Immobilien-Leads generieren.

Sechs Einstellungen, die wir bei jeder Anbindung prüfen. Wenn wir die Software eines Büros an seine Website anbinden, scheitert es selten an der Technik. Es scheitert an der Pflege. Diese sechs Punkte prüfen wir jedes Mal, und du kannst sie heute selbst prüfen:

1. Der Objektstatus ist gepflegt. Ob ein Objekt auf deiner Website erscheint, als „demnächst“ angekündigt oder als Referenz gezeigt wird, entscheidet der Status: Vorbereitung, Vermarktung, reserviert, verkauft. Bleibt ein verkauftes Haus auf „Vermarktung“, steht es weiter auf deiner Website.
2. Keine eigenen Statusnamen. Wer sich eigene Bezeichnungen anlegt, etwa „Notartermin steht“ statt „reserviert“, macht es jeder Schnittstelle schwer. Website und Portale erkennen nur die Standardwerte zuverlässig.
3. Bei onOffice: das Häkchen „Veröffentlichen“. Viele Büros setzen es nie. Entscheide einmal, ob deine Website nur Objekte mit Häkchen zeigen soll, und pflege es dann konsequent. Sonst fehlen Objekte, oder es erscheinen welche, die noch nicht raus sollen.
4. Verkaufte Objekte werden zu Referenzen. In onOffice heißt das: archivieren und als verkauft markieren. So entsteht deine Referenzliste auf der Website von selbst, und Eigentümer sehen, was du in ihrer Gegend schon verkauft hast.
5. Die genaue Adresse bleibt intern. Auf der Website sollten nur Postleitzahl, Ort und höchstens der Stadtteil stehen. Prüfe, wie deine Software die Adressfreigabe regelt, bevor die Objekte automatisch ausgespielt werden.
6. Suchprofile in Feldern statt in Notizen. „Sucht was mit Garten bis 500“ in einer Notiz findet kein Abgleich. Ort, Objektart, Fläche und Budget gehören in die dafür vorgesehenen Felder. Dazu legst du bei jeder Anfrage die Herkunft fest: Website, Portal, Flyer, Empfehlung.

Was kann eine Maklersoftware nicht?

Eine Maklersoftware bringt dir von selbst keine Eigentümer. Sie verwaltet, was hereinkommt: Anfragen von der Website, aus Portalen, von Flyern und aus Empfehlungen. Fragen wenige Eigentümer an, finden sie dich meist bei Google nicht, oder deine Website überzeugt sie nicht. An der Software liegt es selten.

Das sehen wir in fast jedem Erstgespräch. Ein Büro hat ein gut eingerichtetes System, sauber gepflegte Kontakte und trotzdem zu wenige Aufträge. Der Grund liegt dann vorher: Eigentümer googeln „Immobilienmakler“ und ihren Ort, finden andere Büros zuerst und rufen dort an. Für unsere Makler-Website-Studie 2026 haben wir 228 Makler-Seiten vermessen, die in ihrer Stadt vorne stehen. 95,6 % davon sind Leistungsseiten mit klarem Angebot. Woran du erkennst, ob deine Website Anfragen bringen kann, steht im Artikel Makler-Website erstellen.

Auch beim Abgleich von Suchkunden hat die Software Grenzen. Sie arbeitet mit festen Regeln: Weicht das Budget um ein paar tausend Euro ab oder sucht der Käufer im Nachbarort, fällt er heraus. Und sie gleicht nur deine eigenen Objekte ab, keine Privatinserate in deinem Gebiet.

Wenn du wissen willst, wo in deinem Büro die Anfragen verloren gehen, schauen wir uns das gern mit dir an: Buch dir die kostenlose Potenzial-Analyse.

Wie aufwendig ist ein Wechsel der Maklersoftware?

Ein Wechsel dauert meist einige Wochen. Die meiste Arbeit steckt in der Datenübernahme: Kontakte, Objekte, Suchprofile und der Verlauf jedes Kontakts müssen sauber ins neue System. Prüfe vorher die Kündigungsfrist deines alten Vertrags, damit du nicht doppelt zahlst, und lass dir vom neuen Anbieter schriftlich geben, was er bei der Übernahme mitnimmt.

So gehst du vor:

1. Vertrag prüfen. Wann endet dein alter Vertrag, und wie lange ist die Kündigungsfrist?
2. Daten aufräumen. Lösche doppelte und veraltete Kontakte, bevor sie umziehen. Das spart später Zeit.
3. Übernahme klären. Welche Felder nimmt der neue Anbieter mit? Kommen Suchprofile und der Verlauf mit, oder nur Namen und Adressen?
4. Anbindungen umstellen. Portale, Website und Formulare müssen auf das neue System zeigen. Sonst landen Anfragen im alten System.
5. Team schulen. Plane feste Termine ein, damit jeder im Büro gleich arbeitet.

Wechsle nur mit einem klaren Grund, zum Beispiel weil dir eine wichtige Funktion fehlt oder die Bedienung dein Team bremst. Ein Wechsel allein bringt keine Aufträge.

Welche Maklersoftware passt zu welchem Büro?

Für Einzelmakler und Teams bis etwa fünf Nutzer empfehlen wir meist Propstack: 12 statt 24 Monate Bindung, ein Paketpreis ohne Module und viel Automatisierung. Ab etwa zehn Nutzern oder wenn du unabhängig von ImmoScout24 bleiben willst, spricht mehr für onOffice. Wer mit FlowFact zufrieden ist, muss nicht wechseln. Bei einer Neuentscheidung würden wir zuerst Propstack und onOffice testen.

So sehen die Kosten im ersten Jahr aus, gerechnet mit den Preisen aus Preisvergleichen (netto, Stand Oktober 2026). Bei Propstack ist die Einrichtung eingerechnet, bei onOffice die Servicepauschale, die ab zehn Nutzern entfällt. Die Einrichtungskosten von onOffice sind nicht öffentlich und fehlen deshalb:

Was du daraus ablesen kannst:

• Einzelmakler und kleine Büros: Die Kosten liegen nah beieinander. Den Ausschlag geben Laufzeit und Umfang. Propstack bindet dich laut Preisvergleichen 12 Monate und nennt sich selbst „ein Preis, alles drin“. Bei onOffice ist die günstige Edition pro schlanker als all-in, und du bindest dich für 24 Monate.
• Du inserierst viel bei ImmoScout24: Dann spricht viel für Propstack. Laut Propstack bekommen ImmoScout24-Kunden dort zum Beispiel das „Highlight des Tages“ kostenfrei, und Objekte lassen sich vorab gezielt an passende Suchende auf ImmoScout24 ausspielen.
• Zehn Nutzer und mehr, mehrere Standorte: Hier wird onOffice pro deutlich günstiger, weil die Servicepauschale wegfällt. Laut Preisvergleichen gibt onOffice zur 24-monatigen Laufzeit eine Preisgarantie über fünf Jahre. Das macht große Büros planbar.
• Unabhängigkeit ist dir wichtig: Propstack und FlowFact gehören wie ImmoScout24 zur Scout24-Gruppe. onOffice ist unabhängig und inhabergeführt. Wenn du deine Vermarktung bewusst breit über mehrere Portale aufstellst, ist das ein Argument für onOffice.
• Du arbeitest schon mit FlowFact: Bleib dabei, solange dir nichts Wichtiges fehlt. Prüfe zum Vertragsende Propstack und onOffice im Test.

Lass dir dann von zwei Anbietern einen Testzugang geben und arbeite eine Woche damit an echten Fällen: ein Objekt anlegen, an ein Portal übertragen, eine Anfrage beantworten, einen Suchkunden abgleichen. Prüfe dabei die sechs Einstellungen von oben. Nach dieser Woche weißt du mehr als nach jeder Präsentation.

Was du jetzt tun kannst

Drei Dinge kannst du sofort selbst machen: Prüfe, ob deine Suchkunden in deiner Software gepflegt sind und automatisch mit neuen Objekten abgeglichen werden. Prüfe, ob Anfragen von deiner Website direkt als Kontakt im System landen. Und lege fest, wer im Büro den Status jedes Objekts pflegt.

Die Software verwaltet aber nur, was hereinkommt. Ob genug Eigentümer bei dir anfragen, entscheidet sich vorher: bei Google, auf deiner Website und bei der Frage, ob du für ein Haus schon Käufer vorweisen kannst.

Genau das schauen wir uns mit dir an: Buch dir die kostenlose Potenzial-Analyse. Du erfährst, wie viele Eigentümer in deinem Ort suchen, wo deine Wettbewerber vor dir stehen und wie du deine Software und deine Suchkunden für mehr Aufträge nutzt.

Stand: Oktober 2026 · Autor: Milan Schuster, EstatePartner