Für Immobilienmakler in Deutschland

Suchkunden-Matching für Immobilienmakler: Mit vorgemerkten Käufern zum Alleinauftrag

EstatePartner baut für Immobilienmakler eine Kartei mit Suchkunden auf, gleicht sie automatisch mit den eigenen Objekten, mit Privatinseraten im Gebiet und mit jeder Marketingmaßnahme ab und macht daraus das stärkste Argument, das ein Makler beim Eigentümer haben kann: „Für ein Haus wie Ihres habe ich schon Käufer.“ Die meisten Büros führen ihre Suchkunden heute in einer Excel-Liste, im Kopf oder gar nicht. Wer anruft und kein passendes Objekt findet, ist nach dem Gespräch vergessen. Genau diese Menschen sind aber der Grund, warum ein Eigentümer Ihnen sein Haus anvertraut.

Jeder Makler bietet eine kostenlose Bewertung an. Kaum einer kann belegen, dass er für das Haus schon jemanden hat. Das ist der Unterschied, um den es auf dieser Seite geht.

Warum reicht die kostenlose Bewertung nicht mehr?

Weil sie jeder anbietet. Ein Eigentümer, der verkaufen will, bekommt die kostenlose Bewertung von Portalen, Banken, Online-Rechnern und jedem Makler im Ort. Sie ist kein Grund mehr, gerade Sie anzurufen. Ein vorgemerkter Käufer dagegen ist etwas, das nicht jeder hat. Er verspricht dem Eigentümer genau das, was er eigentlich will: einen schnellen, sicheren Verkauf ohne monatelange Besichtigungen.

Das Problem kennen Sie aus Ihren Gesprächen. Viele Eigentümer haben den Satz „Ich habe schon Interessenten“ schon von drei Maklern gehört. Danach kam niemand. Ein Eigentümer, der es vorher privat versucht hat, ist deshalb misstrauisch, wenn Sie mit Käufern kommen.

Das Argument trägt also nur, wenn es stimmt und wenn Sie es belegen können. Dafür braucht es drei Dinge: eine Kartei, die laufend wächst, einen Abgleich, der Ihnen jederzeit sagt, wer zu welchem Haus passt, und eine Messung, die zeigt, woher jeder Kontakt kommt. Genau das bauen wir.

Wie entsteht Ihre Suchkunden-Kartei?

Aus jedem Kontakt mit einem Kaufinteressenten, der heute verloren geht. Wir sorgen dafür, dass jeder, der bei Ihnen eine Immobilie sucht, mit seinen Wünschen in Ihrer Kartei landet: Ort, Objektart, Größe, Zimmer und Budget. Die Kartei wächst so jeden Tag, ohne dass jemand im Büro Listen pflegt.

Die Kontakte kommen aus diesen Quellen:

• Das Suchprofil auf Ihrer Website. Kaufinteressenten beschreiben in wenigen Schritten, was sie suchen. Das Profil landet direkt in Ihrer Kartei.
• Jede Exposé-Anfrage. Wer sich für ein Objekt interessiert, das schon verkauft ist oder nicht ganz passt, bleibt als Suchkunde erhalten, statt nach einer Absage zu verschwinden.
• Anzeigen und Flyer. Jede Anzeige und jeder Flyer für ein Objekt führt auf eine eigene Seite, auf der Interessenten ihr Suchprofil anlegen können.
• Ihre bestehenden Listen. Suchkunden aus Excel-Tabellen oder Notizen übernehmen wir in die Kartei, damit nichts von Ihrer bisherigen Arbeit verloren geht.

Am Anfang ist die Kartei klein. Ihren Wert entfaltet sie, wenn sie über Monate wächst. Mit 200 oder 300 Suchprofilen verlieren Sie ohne System den Überblick, wer gerade was sucht. Mit System wissen Sie es zu jedem Objekt auf einen Blick.

Wie läuft das Matching mit Ihren Objekten?

Automatisch, sobald ein Objekt in die Vermarktung geht. Stellen Sie in Propstack, onOffice oder FlowFact ein Objekt auf „Vermarktung“, gleicht das System es mit allen Suchprofilen in Ihrer Kartei ab. Es zeigt Ihnen, welche Suchkunden passen und wie gut. Mit einem Klick entscheiden Sie, wie Sie jeden passenden Käufer kontaktieren, noch bevor das Objekt bei einem Portal erscheint.

Propstack, onOffice und FlowFact haben selbst eine Funktion für Suchkunden. Für Ihre Objekte und Kontakte empfehlen wir diese Systeme ausdrücklich, und Sie arbeiten weiter darin. Wie sich die drei unterscheiden, zeigt unser Vergleich der Maklersoftware. Beim Abgleich arbeiten sie aber mit festen Regeln: Weicht ein Wert ab, etwa das Budget um ein paar tausend Euro oder der Ort, weil der Käufer im Nachbarort sucht, fällt ein passender Käufer heraus. Privatinserate und Objekte anderer Anbieter kennen sie gar nicht. Genau darüber haben sich unsere Kunden immer wieder geärgert. Deshalb haben wir einen eigenen Abgleich gebaut, der auch Käufer findet, die nicht in jedem einzelnen Punkt passen, aber für das Haus ernsthaft in Frage kommen, und der neben Ihren Objekten auch die Treffer aus dem Sonar einbezieht.

Für Ihr Tagesgeschäft heißt das zweierlei. Erstens verkaufen Sie manche Objekte, ohne sie überhaupt zu inserieren. Ein Käufer aus Ihrer Kartei, der seit Monaten genau so ein Haus sucht, ist oft schneller entschlossen als jeder Portal-Interessent. Für Eigentümer, die diskret verkaufen wollen, ist das ein eigenes Angebot.

Zweitens arbeitet der Abgleich auch in die andere Richtung. Legt ein neuer Suchkunde ein Profil an, sehen Sie sofort, welche Ihrer Objekte zu ihm passen. Aus einer Anfrage zu einem längst verkauften Haus wird so der Käufer für Ihr nächstes Objekt.

Wie arbeiten Sonar und Suchkunden zusammen?

Unser Sonar durchsucht die Immobilieninserate in Ihrem Gebiet und achtet auf Signale: neue Privatinserate, gesenkte Preise, Objekte, die seit Monaten am Markt sind, und Objekte, die erneut inseriert wurden. Jeder Treffer wird mit Ihrer Suchkunden-Kartei abgeglichen. Sie sehen, für welches Haus Sie schon einen passenden Käufer haben.

Damit hat Ihr erster Kontakt für den Eigentümer einen klaren Nutzen. Wer seit drei Monaten privat inseriert, will vor allem eines: endlich verkaufen. Sie können ihm sagen, dass Sie zwei Käufer haben, die genau so ein Haus in seiner Gegend suchen und deren Finanzierung geklärt ist. Für ihn heißt das: weniger Besichtigungen, ein schneller Abschluss und ein Verkauf, der nicht an der Finanzierung scheitert.

Das Sonar zeigt Ihnen dabei auch, wo sich solche Signale häufen. In einem Straßenzug mit mehreren Privatinseraten und Preissenkungen lohnt sich die nächste Flyer-Runde besonders, weil die Nachbarn das Thema Verkauf ohnehin vor Augen haben.

Wie hängt jede Marketingmaßnahme an der Kartei?

Jede Maßnahme greift auf dieselben Suchprofile zu und erzählt dem Eigentümer dieselbe Geschichte. Das macht sie glaubwürdiger, weil der Eigentümer Ihre Käufer nicht nur einmal erwähnt sieht, sondern immer wieder: auf dem Flyer, in der Anzeige, auf Ihrer Website und im Gespräch. Und es macht jede Maßnahme messbar, weil jede Anfrage einer Kampagne zugeordnet wird.

Die dritte Flyer-Runde ist dabei oft die stärkste. Nach einem Verkauf gibt es fast immer Interessenten, die leer ausgegangen sind. Wer das den Nachbarn sagt, spricht genau die Eigentümer an, die selbst über einen Verkauf nachdenken. Wie wir Flyer-Runden aufbauen, steht in unserem Artikel zum Immobilienmakler-Flyer.

Bei den Anzeigen achten wir darauf, dass die Geschichte stimmt. Die Anzeige beschreibt einen Käufertyp, den es in Ihrer Kartei wirklich gibt, etwa eine Familie mit zwei Kindern, die ein Haus mit Garten bis zu einem bestimmten Budget sucht. Fragt ein Eigentümer im Telefonat nach, können Sie ehrlich antworten. Wie wir Anzeigen bei Facebook und Instagram aufsetzen, steht auf der Seite Meta-Ads für Immobilienmakler.

Warum wirkt das Argument messbar besser?

Weil Sie es zum ersten Mal messen können. Jede Anfrage wird mit ihrer Herkunft erfasst: Flyer-Runde, Anzeige, Website, Bewertung oder Sonar. Sie sehen schwarz auf weiß, ob die Anzeige „Haus gesucht“ mehr Termine mit Eigentümern bringt als die Anzeige „Kostenlose Bewertung“, und was Sie ein Termin über welchen Weg gekostet hat.

Das hat zwei Folgen. Für Sie: Sie stecken Ihr Budget in die Maßnahmen, die nachweislich Termine bringen. Für den Eigentümer: Ihr Argument ist belegbar. Sie können ihm zeigen, wie viele Suchprofile zu seinem Haus passen, seit wann diese Menschen suchen und in welchem Budgetrahmen, ohne einen Namen zu nennen.

Ein Eigentümer, der zum vierten Mal „Ich habe Interessenten“ hört, glaubt es nicht mehr. Ein Eigentümer, der eine Liste mit fünf passenden Suchprofilen sieht, eines davon seit acht Monaten aktiv, hat einen Grund, Ihnen den Auftrag zu geben. Alle Anfragen und Suchkunden laufen dabei in Ihr bestehendes CRM, Propstack, onOffice oder FlowFact. Wie unser Lead-System dahinter funktioniert, steht auf der Seite Eigentümer-Leads für Immobilienmakler.

Was bringt das im Ersttermin?

Ein Gespräch über die Käufer, die schon warten. Der Eigentümer sieht, dass Sie sein Haus schnell und sicher verkaufen können, und fragt, wann die Interessenten es ansehen können. Über Provision und Konkurrenz wird dann deutlich weniger gesprochen, und der Alleinauftrag ergibt sich aus dem Gespräch.

Stellen Sie sich zwei Termine vor. Im ersten bringen Sie eine schöne Mappe mit, erklären Ihre Vermarktung und bieten eine Bewertung an. Das tun die beiden Makler vor Ihnen auch. Im zweiten legen Sie eine Seite auf den Tisch: fünf Suchprofile, die zu seinem Haus passen, mit Budget und Suchdauer. Dazu der Satz: „Zwei davon würde ich nächste Woche anrufen.“ Der Eigentümer weiß in diesem Moment, dass Sie ihm etwas bieten, was die anderen nicht haben.

Wie Sie den Ersttermin so vorbereiten, dass am Ende der Alleinauftrag steht, steht in unserem Artikel Alleinauftrag als Makler gewinnen.

Für wen passt das und für wen nicht?

Es passt für Büros, die regelmäßig Objekte in der Vermarktung haben und mehr Aufträge von Eigentümern gewinnen wollen. Je mehr Kaufinteressenten heute schon bei Ihnen anfragen, desto schneller wird die Kartei zu Ihrem stärksten Argument. Es passt auch für Büros mit wenigen eigenen Objekten, die über Flyer, Anzeigen und das Sonar gezielt neue Aufträge gewinnen wollen.

Es passt nicht, wenn Sie Anfragen nicht nachverfolgen wollen. Eine Kartei bringt nur dann etwas, wenn Sie Suchkunden anrufen, sobald ein passendes Objekt kommt, und Eigentümer zurückrufen, sobald sie sich melden. Es passt auch nicht, wenn Sie das Argument nur als Werbesatz nutzen möchten, ohne echte Käufer dahinter. Das merken Eigentümer spätestens im zweiten Gespräch.

Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026